MITEN YRITYSJÄRJESTELY HOIDETAAN ETÄNÄ? – Korona pisti miettimään prosessit uudelleen

Koronatilanne on haastanut tapamme ajatella ja toimia niin vapaa-ajan kuin työelämän kohtaamisissa. Pitkään jatkuneen poikkeuksellisen tilanteen vuoksi näyttää siltä, että osa muuttuneista käytännöistä jää pysyviksi. Kasvotusten hoidettavat, ajanhallinnallisesti joskus jopa tehottomat palaverit kokouskahveineen ja kampaviinereineen ovat vaihtuneet etätapaamisten vieraaseen teknologiaan, harjaantumattomiin prosesseihin ja ajoittain vaivaannuttaviinkin tilanteisiin, joissa kukaan ei sano mitään tai kaikki puhuvat samaan aikaan.

Monessa tapauksessa etätapaamiset ovat avanneet mahdollisuuksia toiminnan tehostamiseen.  Mutta päteekö tämä kaikkiin kohtaamisiin? Voimmeko siirtää kaikki tapaamiset verkkoon ja jättää kasvokkain tapahtuvat tapaamiset historiaan, aikaan ennen koronaa? Voidaanko esimerkiksi yritysjärjestely hoitaa etänä? Näitä asioita en ollut joutunut edes miettimään saati toteuttamaan kunnes koronaepidemian saavutettua Suomen avustin yritysjärjestelyssä Triuvare Oy:tä, joka osti KD Soft Oy:n osakekannan.

Koronatilanne pakotti meidät miettimään kuinka toimia tilanteessa, jossa yritysjärjestelyä koskevat neuvottelut oli jo onnistuneesti käynnistetty. Siirtäisimmekö neuvotteluja tulevaisuuteen, mikä voisi laimentaa myyjien kiinnostusta palata neuvottelupöytään? Vai lopettaisimmeko neuvottelut kokonaan?  Eri mahdollisuuksia tarkkaan pohdiskeltuamme päätimme hylätä ensin harkitsemamme vaihtoehdot ja siirsimme neuvottelut verkkoon.

Miten rakennetaan luottamus etänä, ilman silmiin katsomista?

Hoidin ensimmäisen yritysjärjestelyni kolmetoista vuotta sitten (blogi https://www.pjmaa.fi/uskallusta-juhlahetkia-ja-puuropaivia-ajatuksia-yrittajyydesta/). Oman kokemukseni myötä ja kokeneimpien kollegojen opastuksella olen vakuuttunut, että onnistuneen yritysjärjestelyn ytimessä tulee olla osapuolten keskinäinen luottamus. Luottamus syntyy luontevimmin henkilökohtaisissa kohtaamisissa, kasvotusten.

Hurmaa prosessilla, avoimuudella ja selkeydellä

Helposti järjestettävät etätapaamiset mahdollistavat useampia kohtaamisia, kun aikaa ei kulu matkustamiseen ja itse kokouksissakin mennään suoraan asiaan. Samalla henkilökohtainen vuorovaikutus jää vähemmälle ja prosessin merkitys kasvaa: miten prosessin vaiheet viestitään ja kuinka taitavasti ja tehokkaasti prosessi viedään starttiviivalta maaliin.

”Yritykset ovat etenkin myyntitoiminnassaan jo vuosia miettineet, miten luottamus synnytetään etätapaamisissa. Olen yhtä pitkään vastannut kysymyksenasetteluun, ”miten synnyttää luottamusta F2F-tapaamisissa, joita ei enää saa ja joita ei tosiasiallisesti ehdi vetää riittävästi?”. Etätapaamisten dynamiikka on F2F-kohtaamisiin nähden toisenlainen ja useimmiten niiden kesto on lyhyempi. Toisaalta niitä pystytään sopimaan tiiviimpään tahtiin useampia ja juuri tämä itse asiassa mahdollistaa luottamuksen syntymisen. Eniten kipuilua yrityksillä – ryhmäetätapaamisista puhuttaessa – on ollut hiljaisuuden hallinnalla: miten toimia, kun vastapuolen edustajat vaikenevat – kuka rikkoo hiljaisuuden ja miten.”

 

Panostimme etäneuvotteluissa avoimuuteen, luotettavuuteen ja viestien yhdenmukaisuuteen.

Aika pian huomasimme, että etäneuvotteluissa viestit voidaan tulkita monella eri tavalla. Kirjallisessa viestinnässä väärien tulkintojen riski voi hyvinkin olla suurempi kuin kasvokkain tapahtuvassa viestinnässä. Tavoitteemme oli saada aikaan neuvottelun osapuolten yhteinen käsitys käsiteltävänä olevista asioista. Siksi keskityimme mahdollisimman selkeään ja johdonmukaiseen vuorovaikutukseen. Näin onnistuimme viemään neuvotteluja sujuvasti eteenpäin ja maaliin.

Koronan perintö: jotain uutta, vanhaa unohtamatta

Yhtä etänä hoidettua yritysjärjestelykokemusta kokeneempana näen etäneuvottelujen merkittävimpinä etuina ovat tehokkaan ajankäytön ja prosessin. Myös luottamuksellisuus voi toteutua paremmin. Yrityskaupasta neuvoteltaessa huhut saattavat lähteä nopeasti liikkeelle kun ostajan edustajat käyvät tutustumassa ostettavaan yhtiöön paikan päällä ja käyvät neuvotteluja omistajien ja johdon kanssa yhtiön tiloissa.

”Nyt, kun organisaatiot ovat pääsääntöisesti toimineet etänä, ne ovat huomanneet, että itse asiassa moni asia ennen-tilassakin olisi voitu hoitaa etänä. Luultavimmin monet tällaiset kaupallisen toiminnan vaiheet hoidetaan jatkossakin enenevissä määrin etänä. Jokainen osaa toteuttaa etätapaamisen, digiloikka tällä tasolla on riittämätön tarkastelukulma. Se, mitä tapahtuu ennen ja jälkeen etätapaamisen, ratkaisee. Selkeä agenda, eri osallistujien osallistaminen kullekin relevanteista näkökulmista ja kokonaisprosessin eri vaiheiden tietoinen suunnittelu ja suunnitelmassa pysyminen luovat eheän kokonaisuuden, jossa on tilaa luonnollisesti myös F2F-tapaamisille.”

 

Tämän tekstin alussa etätapaamisiin liitettiin negatiivisesti sävyttyneitä sanoja kuten vieras teknologia ja harjaantumattomat prosessit. Positiivisten kokemusten myötä uskon hyödyntäväni etäneuvotteluja myös tulevaisuudessa. Silti olen sitä mieltä, että kasvokkain hoidetuilla neuvotteluilla on edelleen vahva ja merkityksellinen paikkansa: rehellisyys ja luottamus mitataan silmiin katsomalla.

Blogin välihuomioita esitti yli 60.000 etätapaamista konseptoinut konsultti Antti Seppälä JULMA consulting Oy:stä. Konsultti näkee F2F-vuorovaikutuksen yhä oleellisena, mutta toteaa, että F2F-tapaamiset eivät kaupallisessa toiminnassa yksin riitä ja niiden vaiheistus prosessissa voisi useimmiten toisin suunniteltuna poikia paremman lopputuloksen.

Blogin kirjoitti monessa yritysjärjestelyssä avustanut yrittäjä Petri Antila PJ Maa Oy:stä. Hänen mielestään yritysjärjestelyiden ydin on luottamus, joka rakennetaan tavattaessa kasvokkain. Luottamuksen synnyttyä prosessin hoitaminen etätapaamisissa on varteenotettava tehokas vaihtoehto.